| Memoria de Actividades del Archivo Municipal 1.999 |
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Los objetivos generales del Archivo Municipal para el ejercicio 1999 han sido, primero sentar las bases del funcionamiento del archivo como oficina municipal; segundo, su divulgación, su integración en nuestro municipio; y en tercer lugar, la sensibilización hacia esa frágil parcela, pero fundamental para la historia de un pueblo que es su Patrimonio documental.
En primer lugar, se presenta un resumen de la gestión administrativa y documental propia de las funciones de todo Archivo: recoger, conservar y servir la documentación, para seguir con la relación de las actividades que se han realizando a lo largo de todo el año 1999, concluyendo con un listado de los objetivos para el próximo 2000.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL
1.-Recepción de documentación
1.1.- Los expedientes y libros, una vez que han sido resueltos, y después de 5 años de permanencia en las oficinas gestoras, se remiten al Archivo por medio de las Hojas de Remisión. En este año se han recibido 40 de estas hojas de remisión, unas 356 unidades de instalación -cajas de archivo-, que supone un crecimiento de 5 metros lineales de estanterías.
Cuando las unidades de instalación llegan al archivo se clasifican y ordenan, tras lo cual se introducen en el ordenador los datos del expediente que servirán para actualizar el inventario y para su posterior localización; entre otros datos, son básicos, el código, la signatura topográfica, las fechas extremas, el interesado y el asunto. Durante el año 1999 se introdujeron 5.678 registros, lo que sitúa a nuestro inventario en 20.000 registros, siendo el año 1998, cuando más volumen de datos se introdujeron llegando a 9.131 registros, debido a que ese año se pone en pleno funcionamiento la aplicación informática.
1.2.- Sobre el aumento de los fondos incorporados, es importante informar de la donación llevada a cabo por diferentes particulares y asociaciones de nuestro municipio, vecinos preocupados e interesados por el incremento de nuestro Patrimonio documental:
- D. Luis Satoca Ricart:
- El Sindicato de Riegos de Santa María:
- La familia García-Vidal
- El Juzgado de 1ª Instancia:
- D. Antonio Castelló y D. Rafael Mengual:
2.- Guarda, custodia y conservación de la documentación
Desde mediados de año se está llevando a cabo un control de las variaciones térmicas y de humedad de cada uno de los diferentes depósitos del Archivo, instalando un termohidrógrafo en cada depósito -6 en total-, en el archivo fotográfico y la biblioteca de libro antiguo.
Los datos se recogen diariamente a las 8'00 y a las 15'00 horas.
Mensualmente se hace un resumen por depósitos estudiando las variaciones resultantes. Atendiendo a los resultados obtenidos se traslada a un depósito o a otro el aparato deshumificador existente en el Archivo.
3.- Servicio de la documentación:
3.1.- Las consultas
Como se recoge en el Reglamento de funcionamiento de Archivo municipal éstas son de dos tipos:
A.- Las internas, a la administración de donde provienen sus fondos. Se han atendido unas 125 consultas, un total de 243 expedientes, boletines o fotografías repartidas de la siguiente forma:
Siendo los expedientes de obras municipales, licencias de apertura, Libros de Plenos, Comisión de Gobierno, Padrones, Quintas, Mandamientos de pagos e ingresos y Libros de Cuentas, los más consultados.
B.- Las consultas externas. Un total de 127 instancias han sido presentadas en el registro de entrada de otros tantos interesados en la consulta de la documentación del archivo.
De éstas, 108 han sido de nuestro municipio habiendo recibido además consultas desde diferentes localidades , como Alicante, Elche, Elda, Villena, Alcoi, Onil, Vila-Real, Utiel, Córdoba o Barcelona.
Las series más consultadas entre los particulares han sido las de obras particulares, en su inmensa mayoría con motivo de la obtención de planos de sus viviendas por las obras de instalación del gas ciudad en nuestro municipio. También vienen siendo frecuentes las consultas de Boletines Oficiales.
La tipología de los interesados es variada siendo de destacar:
Un total de 301 libros y 565 expedientes de nuestro fondo municipal, 189 consultas a nuestra biblioteca auxiliar, 55 consultas al archivo fotográfico y 43 consultas de Boletines Oficiales, es decir unas 1.153 consultas realizadas durante el ejercicio, siendo las series más consultadas , los Libros de Cabildos - Libros de Actas del Pleno-, los expedientes de obras, los padrones de habitantes y las licencias de aperturas.
Los meses de mayor afluencia fueron de febrero a junio.
3.2.-Las visitas
El Archivo municipal, como ya es conocido por la inmensa mayoría, en su faceta de divulgación, organiza visitas al mismo, tanto para colegios como para asociaciones o particulares. El primer encuentro suele coincidir con una visita de tipo descriptivo, en las que se muestra el edificio como continente, las distintas salas del mismo, la documentación ya instalada, el personal que en él trabaja y las funciones de cada uno, para finalizar con una muestra de la documentación más interesante del fondo municipal y fotográfico en diferentes soportes.
Durante 1999 un total de 18 unidades escolares entre Educación Infantil, Primaria, Secundaria y FP, han visitado el Archivo.
De entre las asociaciones destacar las visitas de los Cabos de Policía local, la Asociación de Mujeres Mariana Pineda o la Asociación cultural Fil per Randa, de Valencia.
Como particulares han visitado nuestro archivo profesores de Bachillerato de Alcoy y profesores de la Universidad de Alicante, entre otros.
En total una 490 personas, siendo el mes de mayo el que más visitas recibió y agosto el que menos.
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